Incorporeren: een aantal essentiële stappen
De oprichting van een buitenlandse vennootschap verloopt meestal via een lokaal advocatenkantoor. Als verantwoordelijk legal counsel begint dit proces, … tenminste voor mij, meestal met onderzoek naar de regels voor ondernemingsrecht in de betreffende jurisdictie. Schematisch zou ik het proces willen samenvatten in de volgende stappen:
Stappen:
O.b.v. lokaal ondernemingsrecht nagaan of de beoogde rechtsvorm past bij de toekomstige activiteiten van de rechtspersoon en de bedoelingen van de opdrachtgever;
Fiscale gevolgen van incorporatie en eventuele mogelijkheden voor de verstrekking van financiering beoordelen;
Oprichtingsdocumenten: zoals Draft Articles of Association en eventuele bylaws (of statuten) beoordelen en:
nagaan of er i.c. specifieke bepalingen moeten worden opgenomen meestal a.d.h.v. de wensen van de oprichters; en,
indien dit het geval is zal moeten worden beoordeeld of de specifieke beoogde bepalingen niet in strijd zijn met lokaal ondernemingsrecht of verbintenissenrecht.
Nagaan welke eisen er zijn om te voldoen aan o.a. eisen voor de fiscale vestigingsplaats, waaronder nagaan waar het bestuur wordt uitgeoefend.
Nagaan of er eisen zijn aan bestuurders en aandeelhouders, of / en waar bestuurders moeten worden geregistreerd.
Bevoegdheden en verplichtingen van bestuurders, aandeelhouders en eventuele andere bestuurslagen en / of stakeholders in beeld brengen;
Managementagreements sluiten met bestuurders (indien nodig) en nagaan of deze niet in strijd zijn met lokale regelgeving, statuten e.d.
Juridische en operationele risico’s identificeren en waar nodig aansprakelijkheidsverzekeringen afsluiten.
Besluiten schriftelijk vastleggen en een simpele (bedrijfs)administratie of corporate ledger (digitaal) opzetten.
Fiscale nummers aanvragen en eventuele andere registraties met lokale autoriteiten regelen.
Openen van een bankrekening, hiervoor zijn vaak allerlei documenten van aandeelhouders (soms Ultimate Beneficial Owners, of uiteindelijk gerechtigden), bestuurders en eventuele andere stakeholders vereist.
Leningsovereenkomsten afsluiten en eventueel fiscaal toetsen.
Disclaimer
Bovenstaande lijst is niet bedoeld als een uitputtende weergave van de stappen die relevant zijn bij oprichting van een onderneming in het buitenland. Het is hier mijn uitgangspunt om enkele minimale stappen weer te geven die de schrijver in deze situatie zou zetten. Daarbij wil ik benadrukke dat ik nooit blind te vertrouw op eventuele ingekochte dienstverlening van (buitenlandse) advocaten, notarissen en adviseurs. Veel documenten, zo niet de meeste bovengenoemde taken, zou ik als oprichter zelf uitvoeren. Dit kan enorm in de kosten schelen en levert daarnaast een boel kennis op die gedurende de levensloop van de onderneming altijd van pas zal komen.
