CRS, QI, FATCA, KYC en AML: een IT kwestie
KYC (Know-Your-Cusomer), anti-witwasregelingen, QI (Qualified Intermediary), FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) & CRS (Common Reporting Standard) worden vertaald in procedures, IT infrastructuur en kennis in een organisatie. De overlap tussen deze regelingen is dusdanig dat het verstandig is voor organisaties om een onboarding en monitoring systeem te bouwen dat eenvoudig is uit te breiden met aanvullende functionaliteit. Dit artikel is een opstapje voor het denkproces in die richting. Indien u binnen uw organisatie vragen heeft of ideeën spelen om de compliance vraagstukken te harmoniseren dan kunt u uiteraard contact opnemen met Taxodian (info@taxodian.com).
Bestaande financiële instelling zijn sinds jaar en dag bezig met opgelegde regels om de identiteit van hun klanten vast te stellen en eventuele (verdachte) transacties van hun klanten te monitoren. Sinds 1 juni 2015 zijn daar de verplichtingen onder de bilaterale FATCA overeenkomst tussen Nederland en de V.S. bij gekomen. Vanaf 1 januari 2016 moeten instellingen ook o.g.v. de verplichtingen die Nederland aangaat m.b.t. de Common Reporting Standard informatie van hun klanten verzamelen.
Papieren formulieren
In de onderstaande tabel zijn een aantal van de on-boarding formulieren opgesomd van FATCA. In aanvulling daarop moet voor de CRS ook allerlei informatie worden ingewonnen. M.n. gaat het hier om de fiscale woonplaats(en) van rekeninghouders. Sommige financiele instellingen hebben eigen (papieren) formulieren ontwikkeld voor natuurlijke personen, rechtspersonen (entiteiten) en soms voor trusts.
Overeenkomsten en verschillen
De vierde anti-witwas-richtlijn van de EU ziet belastingontduiking als een van strafbare daden die de richtlijn probeert uit te bannen. De richtlijn richt zich m.n. op het monitoren van gedragingen van rekeninghouders. FATCA en CRS gaan meer over het identificeren van rekeninghouders en het vaststellen van (indicatoren m.b.t.) hun fiscaal juridische status. Daarnaast is de rapportage voor fiscale doeleinden jaarlijks terwijl de anti-witwasmaatregelen doorlopend zijn. Daarnaast geldt voor zowel CRS als FATCA dat er procedures verplichtingen zijn voor:
Nieuwe rekeningen; en
Bestaande rekeningen.
CRS is op dit vlak ook meeromvattend omdat het voor alle bestaande rekeningen bepaalde eisen oplegt daarnaast gelden er voor m.n. FATCA verschillende normen voor rekeningen van verschillende omvang.
De beste weg voorwaarts
Iedere financiele instelling heeft een deel van de operationele capaciteit ingezet om aan de eisen van AML (Anti-Money Laundering) en KYC (Know-Your-Client/Customer) te voldoen. Daar zijn voor veel instellingen recent FATCA en CRS bijgekomen. Sommige organisaties zullen veel FTE in deze processen stoppen en mogelijk fragmentarisch denken. Iedere specialist (fiscaal, juridisch, compliance, customer relations) zal in samenwerking met IT nadenken over efficiente manieren om aan de eigen verantwoordelijkheden te voldoen. Inmiddels stapelt de regelgeving zich op. Mijn pleidooi is na te gaan denken over een toekomstbestendige holistische benadering die sterk leunt op digitale oplossingen. Mijn pleidooi is dat het hart van iedere financiele instelling een uitgebreid klant profilerings systeem zou moeten zijn. Noem het een klanten "Facebook". De regelgever stuurt u deze richting op en het is tijd dat van de nood een deugd wordt gemaakt.
Mijn pleidooi is na te gaan denken over een toekomstbestendige holistische benadering die sterk leunt op digitale oplossingen. Mijn pleidooi is dat het hart van iedere financiele instelling een uitgebreid klant profilerings systeem zou moeten zijn. Noem het een klanten "Facebook". De regelgever stuurt u deze richting op en het is tijd dat van de nood een deugd wordt gemaakt.
Een uitgebreid profileringsysteem voor klanten van financiele instellingen kan ook zorgen voor kruisbestuiving. Gegevens die opduiken door de monitoring onder vigeur van anti-witwasregelgeving kan weer voor verscherpte inzichten zorgen in het kader van FATCA of CRS. Hetzelfde geldt in omgekeerde richting. De beoogde holistische benadering is een goede manier om te voldoen aan de eisen van de regelgever, maar ook om een meer 'agile' onderneming te worden. De kruisbestuiving van de informatie die binnen de organisatie beschikbaar is biedt immers marketing, cross-selling, service en synergie voordelen.
Waarom alles in een systeem (samenvattend)
Een van de belangrijkste redenen is het perspectief van de klant. Hoe hoog is de drempel om een rekening te openen en hoeveel informatie moeten klanten aanleveren? Is gewaarborgd dat een klant informatie niet meerdere keren hoeft aan te leveren?
Een andere perspectief heeft alles te maken met synergy en efficiëncy binnen de organisatie. Zorgt FATCA en CRS voor permanente extra FTE binnen uw organisatie of weet u met slimme IT en tijdelijke ingehuurde kennis FATCA en CRS te verwerken in uw huidige infrastructuur?
'Customer profiling' wordt een aparte tak van sport binnen financiële organisaties. Behalve de steeds groter wordende verantwoordelijkheid m.b.t. het vaststellen van de risico appetijt van klanten moeten financiële instellingen ook steeds meer politie-agent en rechercheur gaan spelen voor overheden. Dit is een zware (kostbare) last die op uw schouders wordt gelegd. Helaas is hier weinig aan te veranderen. Wel kunt u proberen de last zo veel mogelijk om te zetten in een deugd.
Uitgebreide klantprofielen is ook iets wat past in de wereld van 'big-data'. Veel kennis van uw klanten biedt op de toekomst allerlei voordelen. O.a. op het vlak van marketing, productontwikkeling, en serviceverlening. Een dataprofiel van uw klant zou voor veel financiële instellingen het hart van de organisatie moeten zijn. De mogelijkheden en kansen op dit vlak zijn zeer groot. Uiteraard moet u wel binnen de grenzen van de privacywetgeving blijven maar binnen de regelgeving zijn de mogelijkheden nog altijd uitzonderlijk in omvang.
Een mooi voorbeeld van serviceverlening is dat het aanhouden van fiscale woonplaatsverklaringen van uw klant binnen het klantprofiel het mogelijk maakt om lagere tarieven van buitenlandse bronbelasting te bereiken voor uw klant. Zoals gezegd zou een uitgebreid klantprofiel het startpunt moeten zijn voor de organisatie en is het klantprofiel het moederdatabase waar alle andere systemen en producten mee communiceren.
Behalve de steeds groter wordende verantwoordelijkheid m.b.t. het vaststellen van de risico appetijt van klanten moeten financiële instellingen ook steeds meer politie-agent en rechercheur gaan spelen voor overheden.
Het IT project
Het lijkt mij raadzaam voor iedere financiële instelling om - voorzover dit nog niet gebeurd is - een projectteam samen te stellen met 'tax', 'compliance', 'legal' en 'IT' of operationele mensen. Bij mijn weten zijn er momenteel nog niet veel goede 'off-the-shelf' oplossingen voor volledige 'onboarding' en doorlopende monitoring. Daarnaast moet een dergelijk digitaal platform in de huidige 'technology stack' worden geschoven. Dit levert voor iedere organisatie unieke uitdagingen op. Indien u hierover van gedachten wil wisselen kunt u altijd contact opnemen via info@taxodian.com.
